Avant la formation
Préparation des documents selon vos modèles : conventions ou contrats, convocations, informations pratiques et constitution des dossiers. Les validations nécessaires restent organisées avec votre équipe.
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Organismes de formation
Gestion administrative, financements et référent qualité externe
pour les organismes de formation.
Libérez du temps pour votre activité de formation avec un appui administratif et qualité, ponctuel ou régulier, défini selon vos besoins.
Un appui opérationnel pour votre organisme de formation.
Entre les dossiers de formation, le suivi des apprenants, les demandes des clients et la démarche qualité, votre équipe doit coordonner de nombreuses tâches. Proxiane vous accompagne pour structurer ce travail et prendre en charge un périmètre défini avec vous.
Vous pouvez confier une mission ponctuelle ou prévoir un accompagnement régulier. Le volume, les outils, les délais de traitement et la répartition des responsabilités sont précisés avant le démarrage.
GESTION ADMINISTRATIVE ET FINANCEMENTS DES FORMATIONS
Des dossiers suivis, des tâches réparties, une organisation lisible.
Proxiane peut intervenir sur la préparation, le suivi et la clôture administrative de vos actions de formation, ainsi que sur la gestion de leurs financements. Nous partons de vos processus et de vos outils pour définir les tâches confiées et les contrôles attendus.
Pendant la formation
Suivi des pièces, des émargements, des demandes des participants et des éléments transmis par les intervenants. Les informations manquantes sont identifiées pour faciliter leur régularisation.
Après la formation
Collecte des évaluations, préparation des attestations selon les modalités prévues, classement des pièces et suivi de la complétude. Un état des dossiers permet de voir ce qui est terminé et ce qui reste à traiter.
Gestion des financements
Montage et suivi des dossiers de financement des formations, préparation et transmission des pièces selon le mandat convenu, échanges avec les financeurs et suivi des accords de prise en charge. Nous accompagnons également la préparation des éléments de facturation, des justificatifs et le suivi administratif des règlements.
Les demandes et leur suivi sont organisés selon les procédures des financeurs et le périmètre de la mission ; les décisions de financement restent du ressort des organismes sollicités.
La mission peut couvrir une partie de votre activité ou un suivi récurrent. Elle est définie selon votre volume de sessions, vos circuits de validation et les accès accordés.
RÉFÉRENT QUALITÉ EXTERNE
Faire vivre votre démarche qualité au quotidien.
Un référent qualité externe apporte un appui à votre organisation : suivi du plan d’action, mise à jour documentaire, organisation et animation des revues qualité périodiques, formation de l’équipe et des formateurs aux exigences Qualiopi, préparation des audits et accompagnement de l’amélioration continue.
Organiser le suivi
Clarifier les responsabilités, les échéances, les indicateurs et les documents à tenir à jour. Construire un tableau de suivi que votre équipe peut utiliser.
Préparer les audits
Faire le point sur les pratiques et les éléments disponibles, repérer les pièces manquantes et préparer un plan de travail. Accompagner la préparation des équipes selon le périmètre convenu.
Améliorer les pratiques
Suivre les retours des bénéficiaires, les difficultés et les actions décidées. Aider à documenter les corrections et à vérifier leur mise en œuvre.
Organiser et animer les revues qualité périodiques
Préparer les points à examiner, rassembler les indicateurs, les évaluations, les réclamations et l’avancement des actions. Animer les échanges avec votre équipe, formaliser les décisions et suivre les actions, leurs responsables et leurs échéances selon une fréquence définie ensemble.
Former l’équipe et les formateurs aux exigences Qualiopi
Expliquer les exigences du référentiel et leurs implications dans les missions de chacun : préparation des formations, information des bénéficiaires, adaptation des parcours, suivi, évaluation et traçabilité. À partir de vos pratiques, construire des repères, des supports et des mises en situation pour faciliter leur application au quotidien.
L’accompagnement soutient votre démarche qualité et la préparation de vos audits Qualiopi. La direction de l’organisme conserve ses responsabilités ; la mission ne constitue pas une garantie d’obtention ou de maintien d’une certification.
Créer et développer votre activité de formation.
Nous vous aidons à préciser vos publics, vos objectifs et votre offre, puis à organiser les parcours, le suivi administratif et la commercialisation. L’accompagnement peut également intégrer les outils numériques et les usages de l’IA adaptés à votre équipe.
Découvrir l’accompagnement en digitalisation et IA →CONSEIL PRATIQUE
Comment organiser le suivi administratif d’une session de formation ?
Commencez par une liste des documents et informations utilisés avant, pendant et après la session. Pour chaque élément, indiquez qui le prépare, qui le valide et où il est classé. Cette répartition évite les demandes en double et les tâches laissées sans responsable.
Utilisez ensuite un suivi commun avec quelques statuts simples : à préparer, en attente, reçu, vérifié. Une pièce reçue n’est pas nécessairement complète ; le contrôle doit porter sur les informations attendues dans votre processus.
Préparez les modèles et les échéances avant le démarrage. À la fin de la session, faites un point sur les pièces manquantes, les évaluations et les documents de clôture. Vous obtenez une vue claire des actions restantes et des personnes à solliciter.
Enfin, faites évoluer votre organisation à partir des difficultés observées. Une procédure courte, comprise par l’équipe et utilisée dans les outils du quotidien, est plus facile à appliquer et à maintenir.
Préparer notre échange
Précisez votre volume de sessions, vos outils, les tâches administratives et de financement que vous souhaitez déléguer, vos échéances qualité et les besoins de formation de votre équipe. Nous pourrons vous proposer un périmètre de mission et des modalités de suivi adaptés.